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A gestão de estoque, critério importante para o crescimento de empresas de diversos segmentos, é fundamental para a rotina de uma papelaria. Isso se deve ao fato de que pequenos erros e desperdícios diários, se somados ao longo de períodos maiores, transformam-se em grande prejuízo. O objetivo deste artigo é ajudá-lo a não permitir que isso aconteça.

Nas próximas linhas, você vai aprender sobre gestão de estoque, ter dicas específicas para gerenciar a logística da sua papelaria de uma maneira eficiente, racionalizar as entradas e saídas do seu caixa e muito mais. Afinal, embora não pareça, essas três medidas estão relacionadas. Leia até o fim e descubra como!

Qual é a importância da gestão de estoque?

A eficiência no gerenciamento de estoque é muito mais importante do que você imagina. Afinal, um estoque desorganizado influencia nos lucros, mas também na satisfação dos clientes e colaboradores da sua papelaria. Por exemplo, uma gestão de estoque eficiente pressupõe o conhecimento dos itens que têm mais saída. Isso, por sua vez, atrai mais clientes à sua loja, na medida em que gera segurança sobre o que é possível encontrar nas suas prateleiras.

Se os seus funcionários são comissionados por vendas, vão se aproveitar desse cenário para oferecer produtos que sabem ser da preferência dos clientes. Se você não paga comissões, ainda assim, seus vendedores se beneficiam de uma boa gestão de estoque. Afinal, vão encontrar mais facilmente itens pequenos, otimizar o atendimento e influenciar na impressão que o cliente tem do seu negócio.

Em outras palavras, embora evitar prejuízos financeiros seja importante, uma boa gestão de estoque vai muito além disso — ela faz parte do atendimento e do relacionamento.

Como fazer a gestão de estoque em uma papelaria?

A rotina de uma papelaria envolve a compra, a venda e o gerenciamento de itens muito pequenos. Alguns são mais valiosos que outros, mas isso não pode determinar uma preferência quando o gestor vai fazer as compras. Como dissemos acima, o consumidor quer ter a segurança de encontrar os produtos mais comuns nas prateleiras da sua loja. E, muitas vezes, os itens menos valiosos servem de chamariz para compras de maior valor.

No entanto, como lidar com toda essa complexidade no dia a dia? É possível aprimorar a gestão de estoque a ponto de compras, vendas, entradas e saídas serem facilmente administradas? Será necessário contratar um colaborador só para fazer isso?

Sim, é possível assimilar a complexidade do estoque, mas ela depende de organização e disciplina. Abaixo, daremos algumas dicas para que você consiga chegar a isso sem muitas dificuldades.

Use um software para gerenciar o estoque

Se você ainda utiliza papel e caneta para registrar o estoque, mau sinal. A complexidade das transações da sua papelaria — mesmo que ela ainda seja pequena — pode dificultar muito essa tarefa.

O recomendável, aqui, é investir em um bom software de vendas que gerencie também o seu estoque. Junto, faça uso de um aparelho leitor de códigos de barras, de modo que cada nova compra seja registrada automaticamente como uma entrada no estoque, e cada nova venda, uma saída.

Isso simplifica bastante a logística e gera economia em duas frentes. A primeira, obviamente, é redução do desperdício ou de itens que somem em meio ao movimento de volta às aulas, por exemplo. A segunda ocorre quando você se dá conta de que — pela praticidade e integração das atividades do caixa com as do estoque — não precisa mais designar um colaborador exclusivamente para isso. Ou seja, você acabou de ganhar o tempo livre de uma pessoa que pode ajudar em outras questões na sua papelaria.

Identifique os produtos

A sua nova forma de organizar os produtos só vai funcionar, no entanto, se você identificá-los corretamente, e a melhor maneira de fazer isso é utilizando os tradicionais códigos de barras. Esses códigos são muito mais do que apenas um elemento de identificação, aliás. Quando começa a utilizá-los, você insere a sua papelaria numa logística maior, dando sequência à identificação de produtos antes mesmo de chegarem ao seu estoque.

Eles estão alinhados a políticas internacionais de codificação, o que garante que você mantenha um controle rígido mesmo daqueles produtos que escolheu receber de importadoras.

Em outras palavras, os códigos de barras facilitam as suas vendas, mas também devoluções a fornecedores, eventuais reposições de artigos defeituosos solicitadas por seus clientes e muito mais.

Atualize os dados

Em hipótese alguma, deixe de atualizar os dados no seu software. Preços, descrições de produtos, quantidade de unidades e outros itens devem estar sempre em dia.

Além disso, seja rigoroso com os detalhes: discrimine descontos toda vez que eles forem concedidos, assim como promoções, vendas em grandes quantidades que demandam melhores preços e condições de pagamentos e outros.

Saiba estipular um nível de estoque

O nível de estoque é uma questão-chave para a organização do seu negócio e depende de vários fatores. Só para citar alguns:

• o tamanho do espaço físico do seu estoque;
• a capacidade de reposição dos itens (se existe espaço suficiente para que eles saiam do estoque e fiquem em mostruários ou prateleiras);
• o capital de giro disponível;
• a necessidade mensal de reposição do estoque, baseada nas compras.

Saber lidar com essas informações — organizando-as e tomando decisões mensalmente com base em dados específicos — é o maior passo para construir o crescimento da sua papelaria.

Se o seu software, além de controlar as entradas e saídas, regulando-as com as vendas, puder reunir dados mensais sobre o estoque, tanto melhor. Você pode usar essas informações para estipular um nível de estoque, ainda que leve alguns meses fazendo testes.

Seja como for, use a experiência — e os dados — que você acumula ao longo dos meses para construir uma maneira escalável de fazer a gestão de estoque. Organização, metodologia e resiliência são os aspectos que distinguem as pequenas empresas daquelas que crescem.

E já que falamos muito sobre como o estoque influencia naquilo que você mantém nas suas prateleiras, não deixe de conferir o nosso artigo sobre o mix ideal de produtos para a sua papelaria e aprofunde seus conhecimentos!